Politique de confidentialité

Communications externes et code de confidentialité

OBJET

La politique relative aux communications externes et au code de confidentialité (le « Code de confidentialité ») énonce les lignes directrices de Colliers International et de ses entités affiliées (désignées collectivement  « Colliers ») sur la façon dont les représentants de Colliers peuvent communiquer avec nos clients et des tiers de manière cohérente, précise, juste, opportune et conforme à l’ensemble des lois et règlements canadiens.

Le présent Code de confidentialité expose les principes qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels de nos clients et qui s’appliquent à tous les employés, administrateurs, dirigeants, consultants et entrepreneurs de Colliers.


POLITIQUE GÉNÉRALE

Colliers a pour politique que toutes ses communications avec des tiers soient conformes aux exigences de la législation canadienne sur le respect de la vie privée, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et la Loi canadienne anti-pourriel adoptée en 2010 et en vigueur à compter du 1er juillet 2014 (« LCAP »), ainsi que nos propres engagements à protéger la vie privée de nos clients.


OBJECTIF

Le présent Code de confidentialité a pour objectif premier d’informer nos clients sur nos pratiques en matière de confidentialité, les fins pour lesquelles Colliers recueille des renseignements personnels et la façon dont elle les protège. De plus, nous voulons nous assurer que Colliers dispose toujours du consentement de ses clients pour continuer à recueillir, à utiliser et à divulguer leurs renseignements personnels à ces fins explicites.


DÉFINITIONS

« Renseignements personnels » désigne les informations qui permettent d’identifier une personne, à l’exclusion du nom, du titre et de l’adresse ou du numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’une organisation.


PROCESSUS

1. Pourquoi Colliers recueille-t-elle des renseignements personnels?

En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, les compagnies sont tenus d’indiquer, par le biais d’une boîte de dialogue ou d’un avis bien en évidence et étayé d’une politique de confidentialité détaillée, les raisons pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis de même que les fins prévues de leur utilisation. Cette information doit être présentée à une personne avant la collecte de ses renseignements personnels ou au moment de celle-ci. Toute divulgation de renseignements personnels de clients hors de Colliers doit être confidentielle, et ces renseignements ne doivent servir qu’à la fin pour laquelle ils sont divulgués.

Colliers recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

1.1. Établir et entretenir une relation commerciale responsable avec ses clients et offrir des services professionnels continus. Par exemple, lorsqu’un client sollicite nos services, Colliers recueille de l’information visant à confirmer l’identité du client ainsi que des renseignements de facturation pour pouvoir facturer correctement ses services et respecter la législation contre le blanchiment d’argent du CANAFE.

1.2.   Pour mieux comprendre les besoins et les préférences de ses clients, Colliers tient à jour un registre des services professionnels fournis et peut demander aux clients des renseignements additionnels (par des sondages et des demandes de commentaires, par exemple) afin de satisfaire ces besoins et d’améliorer les services offerts.

1.3.   Satisfaire aux exigences légales, notamment en ce qui concerne l’information requise par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes.

2. Pourquoi et quand divulguons-nous des renseignements personnels?

Colliers peut divulguer des renseignements personnels aux fins suivantes :

2.1.   Colliers peut divulguer les renseignements personnels d’un client à un représentant légitime de ce dernier.

2.2.  Sous réserve des lois provinciales qui touchent l’immobilier, les bureaux et les unités d’affaires de Colliers peuvent s’échanger des renseignements personnels de clients pour offrir des services professionnels de meilleure qualité. 

2.3.  Colliers peut divulguer les renseignements personnels d’un client à :

2.3.1. un autre fournisseur de services de biens immobiliers commerciaux qui participe à la transaction envisagée par le client; 

2.3.2. une société ou une personne employée par Colliers ou qui lui est associée pour exécuter ou rendre en son nom des services (de recherche, de conception ou de marketing, par exemple).

2.4.  Colliers peut divulguer les renseignements personnels d’un client pour satisfaire à des exigences légales ou réglementaires, par exemple, pour répondre à une ordonnance d’un tribunal ou d’une institution gouvernementale, si la loi l’y oblige.

2.5.  Advenant la vente, la fusion ou le regroupement d’une partie de nos activités, les renseignements personnels d’un client feront normalement partie de la transaction et seront donc divulgués à cette fin.

3. Comment Colliers protège-t-elle les renseignements personnels de ses clients?

3.1.   Colliers ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera pas les renseignements personnels de ses clients à d’autres fins que celles qui sont indiquées ci-dessus, sauf avec le consentement du client concerné.

3.2.  Colliers protégera les renseignements personnels de ses clients par des mesures de sécurité appropriées.

3.3.  Colliers accédera à toute demande raisonnable et légitime d’un client qui désire consulter ses renseignements personnels.

3.4.  Colliers assurera la confidentialité des renseignements personnels de ses clients dans le cadre de ses rapports avec des sociétés tierces.

3.5.  Colliers s’efforcera de conserver les renseignements personnels de ses clients aussi exacts et à jour que nécessaire aux fins susmentionnées.

Les renseignements personnels recueillis par Colliers peuvent être stockés et traités au Canada ou dans un autre pays. Quel que soit le cas, ces renseignements sont protégés par des mesures de sécurité appropriées, mais peuvent être mis à la disposition des organismes gouvernementaux en vertu des lois applicables.

4. Collecte des renseignements personnels des clients

Les professionnels de Colliers doivent recevoir le consentement explicite des contacts de nos clients avant de leur transmettre des courriels de marketing.

Un client peut choisir d’être exclu de nos communications externes et de retirer son consentement à tout moment, sous réserve de ses obligations juridiques ou contractuelles.

Colliers a conçu des systèmes d’information pour faciliter la gestion centralisée au Canada des données sur les clients qui se désabonnent de nos communications.

5. Politique antipourriel de Colliers

Colliers a adopté une politique stricte de tolérance zéro à l’égard du pourriel. Tous nos professionnels doivent s’abstenir d’utiliser nos systèmes d’exploitation et de messagerie pour distribuer des messages électroniques de nature commerciale et non sollicités à une adresse de courriel, de messagerie instantanée ou de messagerie texte (désignées collectivement par « adresse électronique ») en l’absence de consentement du destinataire. Cela inclut tous les courriels individuels aux clients ainsi que les envois massifs de courriels. Il est interdit à nos professionnels d’envoyer des messages électroniques non sollicités, de toute sorte que ce soit, y compris des courriels de masse, aux fins de marketing de nos programmes, de nos produits et de nos services, ou d’encourager la participation à des activités commerciales.

Colliers considère comme du pollupostage toute activité par laquelle un professionnel transmet directement ou indirectement un message à une adresse électronique sans avoir obtenu un consentement préalable à cette communication.


CORRESPONDANCE

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations concernant les pratiques de communication externe et de confidentialité de Colliers, ou si vous recevez des messages électroniques non sollicités, veuillez nous écrire à l’adresse courriel suivante : canada.privacy@colliers.com

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