La pandémie de COVID-19 a eu un impact négatif sur l'économie et a créé de l'incertitude pour les entreprises de diverses industries. Compte tenu de la situation actuelle, les entreprises cherchent à obtenir un allégement financier, le loyer étant l'une des principales préoccupations qu'elles cherchent à résoudre.
Cette situation a exercé une pression sans précédent sur les propriétaires, à la fois financière et opérationnelle, pendant qu'ils se bousculent pour traiter ces demandes et comprendre leur impact sur leurs valeurs immobilières, leurs portefeuilles et leurs obligations envers les prêteurs et les actionnaires.
Voici quelques conseils sur la façon de traiter efficacement les demandes d'allégement de loyer, afin de réduire la pression sur vous et votre équipe lorsque vous abordez la situation de vos locataires.
1. Soyez empathique. Les locataires ressentent les effets d'une économie en difficulté : une forte baisse des ventes et des revenus, ainsi que la nécessité de réduire leurs effectifs, parmi tant d'autres mesures. Ils essaient de trouver des moyens de maintenir à flot leurs entreprises et leurs finances tout en remplissant leurs obligations, allant du paiement du prêt aux frais de vente, en passant par le loyer. Vous mettre à la place de votre locataire peut vous aider tous deux à évaluer objectivement la situation et, espérons-le, parvenir à un accord qui fonctionne pour les deux parties.
2. Communiquez de manière proactive avec les locataires et n’attendez pas qu’ils vous contactent. Tendre la main à un locataire avant qu'il ne vienne à vous ouvrira la communication plus tôt, afin que vous et le locataire puissiez avoir une idée de votre position actuelle, avant que la situation n'atteigne un point critique. Avoir une conversation plus tôt vous permettra, à vous et à votre locataire, de créer, proposer et envisager de manière plus réfléchie des scénarios d'allégement de loyer qui fonctionnent pour les deux parties. L'alternative de se parler le plus tard possible pourrait entraîner des négociations précipitées, des « solutions pansement » et des opportunités manquées, qui ne rendent service ni à vous ni à votre locataire.
3. Créez des critères de traitement rapide pour affiner le processus. Le fait d'avoir une « formule » pour évaluer une multitude d'appels créera de l'efficacité. Définissez vos critères pour répondre spécifiquement à votre stratégie de portefeuille.Ceux-ci pourraient prendre en compte la taille de l’entrepriselocataire et de l’espace occupé, les conditions de location, les plans d'urgence en cas de pandémie et le potentiel de croissance à long terme. Quels que soient les repères que vous souhaitez utiliser - et ces repères peuvent différer considérablement d'un propriétaire à l'autre - l'établissement d'un ordre et d'un système pour remplir les tas d'applications sur votre bureau vous procurera un sentiment de contrôle et, espérons-le, une certaine tranquillité.
4. Créez un plan de triage pour les demandes que vous recevez. Attribuer un niveau de priorité à chaque demande et y répondre en conséquence aidera à rendre la tâche à accomplir moins intimidante. Intégrez autant que possible la standardisation dans vos réponses et vos offres afin de ne pas avoir l'impression de repartir de zéro à chaque demande. Donnez aux locataires deux ou trois options, au maximum, pour éviter d'être submergé, notamment par l'aspect de passer en revue les moindres détails de chaque durée de bail.
5. Créez des scénarios gérables et réalistes pour les locataires. N'oubliez pas le conseil n°1 - tenez compte de la situation du locataire lorsque vous lui présentez des options à envisager en échange d'un allégement de loyer. Que vous proposiez d'augmenter le loyer futur, de prolonger la durée actuelle du bail du locataire ou une combinaison des deux, évaluez également les considérations que vous êtes prêt à prendre en compte. À long terme, le maintien de bonnes relations avec vos locataires vous aide à assurer la continuité des affaires et la stabilité des revenus.
6. Obtenez de l'aide. Faites équipe avec un conseiller de confiance d'une entreprise de confiance qui entretient de bonnes relations avec les locataires. Un conseiller efficace peut vous aider à faciliter et à accélérer votre processus d'évaluation des allégements de loyer, communiquer avec vos locataires, obtenir des approbations, gérer la documentation, ainsi qu'aider aux opportunités opérationnelles et au report des coûts, le tout se traduisant par une tâche plus fluide et moins onéreuse pour vous.
