Les meilleures pratiques pour les occupants pendar

Nous avons développé cet outil de référence et quelques-unes des meilleures pratiques pour les occupants alors que les impacts de la COVID-19 continuent à s'intensifier. Nous publierons des mises à jour au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Des informations supplémentaires sont disponibles sur notre microsite. Nos professionnels internationaux sont prêts à vous aider à trouver des solutions à mesure que vos besoins évolueront dans les jours et les semaines à venir.

L'AIDE AUX EMPLOYÉS

Fournissez des conseils et de l'aide pour les espaces de travail à distance : De nombreux employés qui ne travaillent normalement pas à distance le font maintenant. Il est important de veiller à ce qu'ils soient soutenus pour assurer un engagement et une productivité continus. Colliers a fourni des recommandations pour améliorer le succès du télétravail. Une étude de l'université de Stanford a révélé que le passage au travail à distance entraîne une augmentation des niveaux de productivité. L'étude comparant la productivité des personnes en télétravail à celle d’un environnement traditionnel a permis de conclure que la productivité des travailleurs à distance était équivalent à l'ajout d'une journée complète de travail à chaque semaine.

Conseils aux travailleurs à distance sur l'ergonomie et le confort de l'espace de travail : Les bureaux ergonomiques à domicile maximisent le confort et la productivité. Les employés qui n'ont pas de bureau à domicile peuvent avoir besoin d'aide pour créer un environnement de travail qui leur permette de travailler à distance. Le mobilier, la position assise, l'éclairage, les niveaux de bruit et la vitesse Internet sont des points importants. Ayez un plan pour soutenir ces employés et leur fournir ce dont ils ont besoin.

Prévoyez des mesures d'urgence pour les employés dont le domicile ne permet pas de travailler à distance : Certains employés peuvent ne pas disposer d'un environnement permettant de travailler à distance. Il s'agit d'une préoccupation en constante évolution qui nécessite une étroite coordination avec les unités opérationnelles et les RH, évidemment en fonction du travail effectué. Parmi les options à envisager figurent des centres d’affaires qui offrent des solutions d'espace de travail flexible à proximité des zones résidentielles.

Plans de communication, listes de contacts actualisées et accès à l'information : L'International Facilities Management Association (IFMA) a créé le Coronavirus Preparedness Resource Center pour aider à la gestion des installations et des biens immobiliers.

STRATÉGIE IMMOBILIÈRE ET CONSEIL EN MATIÈRE DE TRANSACTIONS

Les visites d’espaces, lorsque des transactions doivent se faire, et les aménagements d'espace : Prévoyez d'utiliser la vidéo, les outils de rendu 3D et les visites virtuelles de l'espace, tel que Colliers Office Expert.

Évaluez vos risques grâce à des espaces de travail flexibles : Avez-vous moins de contrôle et de transparence concernant les autres occupants? Les centres d’affaires ont récemment donné des instructions à leurs locataires de les informer lorsque leurs employés sont entrés en contact ou ont été infectés. Voici quelques questions à prendre en compte lors de la collaboration avec les centres d’affaires :

  • À quelle fréquence le bureau est-il nettoyé et comment? Qu'en est-il du bâtiment en général à l'extérieur de l'espace flexible?
  • Y a-t-il des limites de temps et de personnes pour les salles de conférence, les zones communes, etc. afin de minimiser l'exposition?
  • Quels sont les plans de continuité des activités (PCA) en cas de fermeture du bâtiment? Y a-t-il d'autres endroits auxquels accéder en cas de besoin?
  • Si l'espace flexible est fermé, comment cela affectera-t-il la continuité de vos activités ?

Songez aux dates d’expiration des baux des espaces à libérer et le travail à distance pour le moment : Explorez les possibilités de travailler à distance pendant de longues périodes sans impact négatif sur la productivité.

Renouvelez les baux à court terme et/ou réduisez la taille des espaces loués : Les propriétaires peuvent être disposés à envisager des renouvellements ou des prolongations de baux au mois ou à court terme, éventuellement avec une réduction par rapport à l'absence de renouvellement.

Évaluez les conventions de bail existants en ce qui concerne les cas de force majeure et les droits de réduction de loyer : Consultez un conseiller juridique pour obtenir des conseils. Le cabinet Torys, l'un de nos partenaires juridiques mondiaux de confiance, est une ressource réputée.

Fournisseurs tiers de logistique pour les solutions de chaîne d'approvisionnement : Pour les installations de la chaîne d'approvisionnement dont le bail arrive à échéance, envisagez les options de fournisseurs tiers de logistiques (3PL) au moins comme une solution provisoire jusqu'à ce que les conditions soient plus stables. De nombreux 3PL se spécialisent dans les opérations intégrées de services d'entreposage et de transport qui peuvent être adaptés aux besoins des clients. Certains travailleront également sur des contrats limités ou à court terme.

LA CONTINUITÉ DES AFFAIRES

Tenez compte des risques pour les projets en cours : Évaluez le statut d'avancement de tous les projets et l'impact des retards ou des annulations. Les impacts à prendre en compte sont les suivants :

  • Planification des retards et des options d'occupation avec les propriétaires et les unités d’affaires concernées
  • Dispositions de prolongation avec le propriétaire actuel en cas de déménagement vers un autre lieu
  • Dates critiques d'occupation des locaux pour les besoins de la production ou de la prestation de services aux clients
  • Disponibilité des dépenses d'investissement en raison du statut des locaux et de l'entreprise
  • Priorisation des projets en fonction de leur valeur commerciale. Évaluation de la capacité et de la possibilité de maintenir la continuité des activités compte tenu des priorités.

Rationalisez les opérations pendant les périodes de travail à distance : Évaluez les besoins en termes d'occupation et hiérarchisez les services essentiels tels que la sécurité, l'accueil et l’entretien afin de maintenir la continuité des opérations dans un état de fonctionnement minimal. Cherchez à regrouper les fonctions obligatoires au sein des installations si et là où cela est possible.

Plan de continuité des activités de l’immobilier commercial : Veillez à ce que votre PCA soit mis à jour avec des protocoles précis et des exigences en matière de biens. Assurez-vous que les modèles de communication sont prêts pour un déploiement immédiat.

Optimisez la capacité d'expédition des marchandises entrantes : Réévaluez les prévisions d'expédition et explorez les possibilités de réduire les espaces loués et/ou les espaces 3PL.

Étalez les quarts de travail pour favoriser la distanciation sociale : Restez au courant des informations sur les étapes de l'expédition des produits et maintenez une communication ouverte avec les clients pour gérer les attentes. Introduisez des horaires de départ/arrêts échelonnés pour les employés afin de minimiser l'utilisation des espaces communs/partagés. Élaborez des lignes directrices concernant le nombre d'employés et l'attribution de temps pour les espaces partagés.

Colliers a également créé un microsite sur les idées et les recommandations sur la COVID-19, en commençant par la région de l'APAC, mais ce site est actuellement en cours de développement.

Pour plus d'informations sur l'un ou l'autre de ces points, veuillez contacter votre professionnel de confiance de Colliers et visitez nos autres contenus dans Knowledge Leader et notre site Colliers Services aux occupants.


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Pamela Smith

Communications Manager | Canada

Vancouver

Pamela is a contract employee at Colliers (Dec. 2018 - Jan. 2020) covering national communications for Michelle Santos (on maternity leave). Pamela handles the communications and PR programs for Colliers International in Canada, project manages national initiatives and campaigns and is a writing coach and resource to Colliers' marketing teams across the country.

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