12 façons de travailler à distance pendant la COVID-19

Les réalités de la COVID-19 font du travail à domicile - ou du travail à distance - un moyen pour que nous puissions continuer à assumer nos responsabilités professionnelles et à contribuer à nos organisations. Dans cette perspective, Colliers aimerait partager certaines des meilleures pratiques que notre équipe de conseillers sur le lieu de travail utilise elle-même. La liste ci-dessous aidera à guider les personnes qui travaillent ensemble sur différents marchés ou dans différentes régions et permettra aux équipes d'agir de manière cohérente et de se soutenir mutuellement, notamment en servant leurs clients externes, quel que soit le fuseau horaire.

12 BONNES PRATIQUES POUR TRAVAILLER À DISTANCE :

Tirez parti de ce que vous avez déjà en place - Examinez la politique de travail à domicile de votre organisation et assurez-vous qu'elle est actualisée et précise. Une politique facile à lire et soutenue par la direction de l'organisation est un gage de clarté et de conformité. Si votre entreprise ne dispose pas d'une politique sur le travail à domicile, utilisez les lignes directrices suivantes pour vous aider à en créer une.

Engagez-vous - Comme pour toutes les initiatives d'équipe, l'adhésion et l'engagement sont de la plus haute importance. Établissez les protocoles de travail de votre équipe et engagez-vous à les respecter et à les suivre. Par exemple, utilisez des outils techniques de base pour indiquer votre statut ou votre disponibilité, planifiez de manière proactive les appels de l'équipe ou les permanences virtuelles pour faire avancer le travail, partagez les calendriers et établissez un calendrier pour les décisions essentielles. Donnez à chacun les moyens de responsabiliser les autres. Ayez un responsable ou un directeur qui donne l'exemple des bons comportements.

Concentrez-vous - Lorsque vous travaillez à la maison, il est facile de se laisser distraire par les tâches ménagères comme faire la lessive, promener le chien, vider le lave-vaisselle, etc. Créez une routine et un horaire qui vous conviennent. Établissez des moments où vous vous concentrerez uniquement sur le travail et des pauses où vous pourrez permettre ou accommoder les distractions à la maison. Trouvez une pièce dans votre maison qui vous permettra de vous libérer des distractions des membres de la famille ou des colocataires. Créez un espace qui vous permette de travailler au mieux. Si possible, veillez à ce qu'il y ait de la lumière naturelle, une vue inspirante, un mobilier ergonomique (en particulier une bonne chaise), un bon éclairage, un accès facile à l'électricité et à l'internet à haut débit/à large bande. Essayez de reproduire l'aménagement de votre bureau à la maison. Si vous utilisez normalement plusieurs écrans, par exemple, faites-le dans votre installation à domicile. Si vous n'avez qu'une expérience minimale du travail à domicile, c'est le moment de créer de nouvelles habitudes personnelles pour mettre en œuvre la concentration et établir une nouvelle routine quotidienne.

Utilisez la téléconférence - Chaque ordinateur portable est équipé d'une caméra. Utilisez-la! Cela vous aidera à vous sentir plus connecté à votre équipe. Appliquez une règle ou élaborez un processus qui encourage tout le monde à avoir des caméras allumées pendant les appels de l'équipe. Non seulement les caméras vous aideront à vous sentir plus connecté, mais elles rendront les réunions plus productives. Il est difficile d'écouter, de sourire et d'être multitâche en même temps.

Sachez quand vous devez vous arrêter - Les trajets entre le domicile et le lieu de travail établissent des limites claires pour votre horaire de travail. Le travail à distance peut brouiller les limites entre le travail et la vie privée. Élaborez des règles d'équipe concernant les limites du temps de travail et du temps personnel. Plus important encore, établissez vos propres règles. Vous devez vous donner la permission de ne pas vous sentir coupable pendant votre temps personnel à la maison. Quand ne serez-vous pas joignable? Quand commencerez-vous et arrêterez-vous de travailler? Alignez-vous avec votre supérieur et votre équipe et tenez-vous en à vos engagements. Répondre à des courriels et des textes de routine le soir et le week-end entrave votre capacité à vous rétablir.

Bien-être personnel - Comme toujours, faites de courtes pauses toutes les heures pour bouger, vous réhydrater, sortir et prendre l'air et, si vous avez de la chance, un peu de soleil. Prenez un peu du temps que vous avez gagné en ne vous déplaçant pas pour faire quelque chose de bon pour votre santé : marchez, faites de l'exercice ou lisez. Le sommeil est l'un des facteurs qui contribuent le plus au bien-être physique et émotionnel. Les recherches montrent qu'une bonne nuit de sommeil commence pendant la journée avec l'accès à la lumière du jour et le mouvement. Alors, préparez-vous à réussir.

Utilisez la technologie - Vérifiez auprès de votre politique de télétravail ou de votre politique informatique pour vous assurer que vous vous connectez en utilisant les connexions établies et approuvées. Utilisez avec vigueur les logiciels de communication et de partage de documents tels que Slack, Skype, Teams, Google docs, Salesforce, Chatter, Quip, Hive, DropBox, etc. Utilisez les outils de gestion des flux de travail pour rester en contact avec vos collègues. Beaucoup de ces outils ont un indicateur de présence. Utilisez-le pour faire savoir aux gens quand vous êtes disponible, occupé ou loin de votre bureau. Enregistrez également les appels de l'équipe pour ceux qui ne peuvent pas se rendre à la réunion. Mettez-vous d'accord sur un programme, entraînez-vous et prenez-en l'habitude.

Étiquette des réunions - Ayez un objectif pour chaque réunion et un ordre du jour que vous respectez. Respectez le temps de parole de chacun et assurez-vous que tout le monde a un endroit où partager et être entendu. Faites-en sorte que la réunion soit pertinente pour tous les participants. Aidez-vous les uns les autres.

N'oubliez pas la glacière à eau - Nous sommes des êtres sociaux. Nous avons besoin de la cohésion de nos interactions sociales pour équilibrer notre vie professionnelle et notre vie privée et la rendre plus productive. En équipe, faites un brainstorming sur les moyens de célébrer les succès, d'apprendre et de se connecter au niveau personnel. Engagez-vous à parler avec un membre de votre équipe au moins une fois par jour pour éviter de vous sentir isolé. Prévoyez du temps et des autorisations pour vous connecter au niveau personnel afin de discuter de vos vacances, de vos histoires et de vos centres d'intérêt ou passe-temps. Veillez à ce qu'il soit approprié et contenu - comme si vous étiez au bureau.

Renforcer la responsabilité et les normes - Après s'être mis d'accord sur la façon de travailler ensemble à distance, se tenir mutuellement responsables de ce processus de communication. Exploiter les outils et la technologie pour que le travail reste visible. Gardez une trace de la propriété des actions spécifiques pour que les gens soient honnêtes quant au respect de leurs obligations envers le groupe. N'oubliez pas que la première façon de créer la confiance est de faire ce que vous avez dit que vous feriez.

Respecter les bonnes pratiques de gestion - Les dirigeants doivent toujours communiquer en permanence les objectifs, les initiatives et les priorités. Partagez et suivez régulièrement la manière dont l'équipe complète atteint les buts et objectifs du groupe. N'oubliez pas de célébrer les succès!

Restez fluide - Il s'agit peut-être d'une nouvelle façon de travailler avec votre équipe ou vos clients.  Cherchez constamment des moyens d'améliorer les choses. Vérifiez que les règles et les normes de l'équipe que vous avez établies au départ aboutissent aux résultats escomptés. Si ce n'est pas le cas, ajustez-les.

Un conseil en bonus! Élargissez le cercle de votre engagement avec votre équipe et vos collègues. Maintenant que votre équipe a de bonnes pratiques en matière de collaboration à distance, faites appel à d'autres personnes. Invitez des conférenciers ou des experts à se joindre aux appels de votre équipe. Assurez-vous que vos pairs savent comment s'impliquer avec vous et votre équipe. Demandez à la direction de participer occasionnellement à une réunion d'équipe. Si vous voulez faire passer vos réunions d'équipe au niveau supérieur, intégrez la fonction "break out" à Zoom ou à un autre outil de téléconférence. C'est comme si vous entriez dans une salle de réunion pour un rapide brainstorming.

Le travail à distance n'est pas nouveau, et les techniques et technologies continuent d'évoluer. L'objectif le plus important est de rester connecté les uns aux autres, de réaliser que c'est une nouvelle façon de travailler et d'être indulgent à l'égard des faux-pas au fur et à mesure que l'on devient une équipe de collaborateurs distribuée très efficace. Et n'oubliez pas que ces pratiques resteront pertinentes, et qu'elles amélioreront votre travail, lorsque nous nous retrouverons tous au bureau.


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Pamela Smith

Communications Manager | Canada

Vancouver

Pamela is a contract employee at Colliers (Dec. 2018 - Jan. 2020) covering national communications for Michelle Santos (on maternity leave). Pamela handles the communications and PR programs for Colliers International in Canada, project manages national initiatives and campaigns and is a writing coach and resource to Colliers' marketing teams across the country.

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